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La multidiffusion des actes

 

Il est possible de diffuser simultanément l’ensemble des actes parvenus au stade de la diffusion.

Pour pouvoir être diffusés par cet outil, les actes doivent être signés et ne pas avoir encore été diffusés.

Une interface dédiée, accessible depuis le tableau de bord, présente l’ensemble des actes diffusables, regroupés par tiers / contacts.


Accès
Pour accéder à cette interface, cliquez en haut à gauche sur le menu « Tableau de bord » puis cliquez sur « Multidiffusion »
 

Accès à la rubrique Multidiffusion

 

Présentation

L’écran se présente sous forme de tableau.

Tout comme dans le tableau de bord, un filtre permet d'afficher uniquement les actes vous concernant, concernant votre service ou tous les arrêtés. (1)

Chaque ligne du tableau correspond à un acte à diffuser. Ces lignes sont regroupées par tiers / contact. (2)
 

 

Lorsqu’un même acte doit être diffusé auprès de plusieurs contacts différents, celui-ci apparaîtra plusieurs fois dans le tableau de multidiffusion, sur autant de lignes qu’il y a de contact auprès de qui le diffuser.



Le tableau de multidiffusion se compose de neuf colonnes : 

  • N° Acte : numéro de l’arrêté
  • Signé le : date de signature
  • Début d’application
  • Fin d’application
  • Localisations
  • Mesures : liste les mesures / natures contenues dans l’arrêté
  • Mail : mode de diffusion. Coché si ce mode est sélectionné en instruction. 
  • Fax : mode de diffusion. Coché si ce mode est sélectionné en instruction
  • Courrier : mode de diffusion. Coché si ce mode est sélectionné en instruction

 

Muldiffusion

Le tableau affiche les informations suivantes :

  1. Les cases de mode d’envoi de couleur bleu claire signifient que le mode d’envoi a été sélectionné mais que les coordonnées permettant de l’utiliser sont manquantes. (1)
    Il convient alors à l'administrateur de modifier les coordonnées du contact.


     
  2. Après un contrôle visuel des modes d’envoi, la diffusion s’effectue depuis le bas de l’écran en cliquant sur « Diffuser par Mail », « Diffuser par Fax » et « Diffuser par Courrier ». (2)
    Dans le cas d’une diffusion par mail, les actes sont expédiés via le serveur SMTP de l’application sur les coordonnées courriel des contacts visés. Un email récapitule le contenu du document annexé en pièce jointe.
    Pour une diffusion par fax ou courrier, l’application génère un document PDF comprenant le ou les bordereau(x) de diffusion ainsi que le ou les acte(s) à diffuser en fonction du nombre de cases qui a été coché.

     

Modes d'envoi de la multiduffusion

 

Attention, à l'instar de la diffusion d'un acte, cette méthode ne permet pas de :

  • visualiser un aperçu avant envoi
  • demander un accusé de réception

 

Visualisation des actes

Dans le tableau, il est possible d'ouvrir chacun des actes affichés en cliquant sur le numéro d'acte présent dans la première colonne.

 

Pour en savoir plus :

 

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