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Les Tiers

 

A partir du menu Listes, cliquez sur la rubrique Tiers pour afficher la liste des tiers intégrés dans votre environnement.

Accès à la rubrique des Tiers

 

Il est important de comprendre qu'un tiers est une raison sociale et non un contact.

Cette page se compose de deux tableaux :

  • Le tableau du haut liste l’ensemble des tiers créés, vous retrouvez la raison sociale, le nom et la clé de recherche qui correspond au nom usuel qui peut être utilisé lors de l’instruction pour rechercher un tiers.

Lors de l’instruction, un utilisateur peut rechercher un tiers noté avec des tirets, des points ou un ancien nom alors que le nom officiel du tiers est différent.

Liste des Tiers

 

 

  • Le tableau du bas liste l’ensemble des adresses avec leurs coordonnées, associé au tiers sélectionné.
     

Liste des Contacts dans les Tiers

 

Dans le premier tableau, sélectionnez votre tiers en premier pour faire apparaître le ou le(s) adresse(s) rattachée(s) au tiers sélectionné.

Chaque Tiers doit être rattaché à un ou plusieurs adresse(s), puis  rattaché à des contacts pour être utiliser lors de l’instruction d’une demande.

Lien entre tiers et contacts

 

Pour filtrer vos recherches, utilisez la puce devant chaque colonne, elle permet d’affiner la recherche. Par défaut, la recherche est positionnée sur « Commence par », il est préférable de choisir une recherche placée sur « Contient » pour être sûr de retrouver un tiers en particulier.

Bouton pour affiner les recherches

 

Une recherche peut permettre de faire ressortir des doublons sur les tiers. Par exemple, « ENEDIS » est un tiers, qui regroupe plusieurs adresses avec des contacts différentes. Si « ENEDIS » est présent plusieurs fois dans la liste des Tiers, il est plus judicieux d’obtenir un seul tiers « ENEDIS » qui regroupe toutes les agences d’ENEDIS dans la liste des adresses. Une base de données propre permet de faciliter ultérieurement les recherches dans le tableau de bord pour retrouver les actes saisis.

Pour effacer les recherches antérieurs, cliquez sur le bouton « Effacer » en bas à droite du tableau.

 

Pour créer un tiers, vous devez cliquer sur le Bouton Plus en haut à gauche du premier tableau, une fenêtre apparaît à l’écran. Vous pouvez renseigner les informations du tiers à créer et cliquez sur la coche pour valider la création.

 

Création d'un tiers

 

Après la création d’un tiers, vous devez créer une adresse liée au tiers sélectionné, cliquez sur leBouton Plus en haut à gauche du second tableau pour renseigner les coordonnées et cliquez sur la coche pour valider la création.

Une adresse correspond à une agence d'un tiers où sera rattaché un ou plusiuers contact(s).

Ajouter une adresse à un tiers

 

Dans le cas d’un riverain, la création d’un tiers et d’un contact se fait en simultané. Il est alors important de choisir le code « Riverain » lors de la création d’un tiers. La création d’un riverain peut également se faire par un utilisateur lors de l'instruction (sans droit supplémentaire).

 

Il est impossible de supprimer définitivement un tiers, vous pouvez le désactiver, pour cela cliquez sur la corbeille Bouton supprimer, la ligne du tiers sélectionné se grise.

 

Tiers désactivé

 

Pour réactiver un tiers, cliquez sur le bouton d'édition Bouton Editionpour ouvrir la fiche du tiers, puis cochez la case « Utilisable ». La ligne du tiers se dégrise, un utilisateur peut l'utiliser lors de l'instruction.

 

Il est recommandé que la gestion des Tiers et contacts soit réservée à un administrateur et non à un utilisateur. L’objectif est d’éviter de créer des doublons dans la base de données lors de l’instruction.

 

Pour en savoir plus :

 

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