Comment vous aider ?

La diffusion des actes signés

 

Après signature de l'acte, ce dernier peut être diffusé aux différentes personnes et organismes intervenant dans l'acte depuis Littéralis :

  • Le demandeur de l'acte en premier lieu,
  • les personnes ayant rendu un avis sur cet arrêté,
  • la caserne des pompiers,
  • etc.

 

La diffusion peut être réalisée par courriel, fax ou lettre. La diffusion est accompagnée d’un document (ou d’un texte de courriel) rappelant les informations principales de l’arrêté diffusé.

Seule la diffusion par courriel est automatisée.

La diffusion par fax ou par lettre consiste à imprimer le fax, la lettre, le texte de l'acte et éventuellement les pièces jointes. Les actions « Faxer » et « envoyer la lettre » sont réalisées par l’utilisateur.

 

La diffusion ne peut se faire qu'une fois que l'acte est en état :  "signature ok" ou "active".

Depuis le tableau de bord, sur un résultat de demande, cliquer sur  puis sur « Diffuser le document ».

 

Diffuser un acte signé depuis le tableau de bord

La fenêtre de diffusion s’ouvre, à ce stade, des intervenants peuvent être ajoutés, modifiés ou supprimés avec le bouton Ajouter un intervenant.

 

Fenêtre de diffusion de l'acte


Pour diffuser l'acte à un intervenant, cliquez sur 

 

 

Diffusion par lettre et par fax

La fenêtre édition du courrier s’ouvre, le texte pré-renseigné est modifiable.

Diffusion d'un acte par courrier

 

Cliquer sur Imprimer pour télécharger le document et c'est à l'utilisateur de l’envoyer par courrier ou par fax.

 

 

Diffusion par courriel

La fenêtre édition du courrier s’ouvre, le texte pré-renseigné est modifiable. Le document y est en pièce jointe. Vous pouvez cocher la case face au detsinataire du courrier pour vous envoyer un accus de réception.

Cliquer sur « Envoyer ».

Le mail émetteur de mail est modifiable dans la base de données, pour cela contacter le service technique de Litteralis pour plus d'informations.

 

Diffusion d'un acte par mail

 

Pour chacun des modes d'envoi, si les coordonnées de l’intervenant ne sont pas renseignées, l’icône Icone d'alerte apparaîtra.

 

Diffusion impossible - Problème de coordonnées

 

 

Chaque acte diffusé est tracé en reprenant la date, l'heure et le mode d'envoi dans le tableau de diffusion.

 

Traçabilité de diffusion

 

Vous pouvez ajouter une colonne intitulée Diffusion dans le tableau de bord qui permet d'afficher :

  • les traçabilités de diffusion avec le point d'interrogation,
  • l'avancement de la diffusion :
    • Logo diffusion à réaliseraucun intervenant de la liste a reçu l'acte à diffuser,
    • Logo diffusion en courscertain intervenant de la liste ont reçu l'acte,
    • Logo diffusion terminéetous les intervenants de la liste ont reçu l'acte.

 

Traçabilité de diffusion tableau de bord

 

Pour en savoir plus :

 

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