Comment vous aider ?

Traitement d'une demande provenant de Sogelink

 

Réception d'une demande dématérialisée

Certaines entreprises, clientes Sogelink, utilisent une application dédiée à l'envoi de demandes d'arrêtés de circulation, d'autorisations de voirie et de permis de stationnement.

Dans ce cas, la demande transite directement vers Littéralis.

Une alerte sur la page d'accueil de l'application vous permet de voir le nombre de demandes à traiter provenant de Sogelink.

  • Cliquez directement sur l'alerte pour accéder au tableau de ventilation :

 

  • Vous pouvez également vous y rendre via Tableau de bord > Traitement des demandes entrantes :

 

  • Vous êtes alors redirigé vers un tableau de bord permettant de ventiler les demandes entrantes. Le circuit de traitement est le suivant :

 

Accès au tableau de traitement des demandes > Gestion des informations du demandeur > Ventilation de la demande > Instruction de l'acte

 

Le tableau de bord regroupant l'ensemble des demandes entrantes fonctionne comme suit :

 

Chaque ligne du tableau correspond à une demande :

  • Pour chaque demande, vous pouvez visualiser le PDF de la demande (CERFA + plans + éventuelles annexes)
  • Chaque demande émane d'un tiers et de son contact ; ce tiers peut être présent dans votre référentiel Littéralis ou non. Dans le cas où le tiers est connu, il apparaît en deux fois (format "Nom du demandeur Sogelink / Nom du tiers dans Littéralis") ; s'il est inconnu, seul le "Nom du demandeur Sogelink" apparaît. En cliquant sur les noms du tiers ou du contact, il est possible de déterminer comment gérer le demandeur. Ce point est détaillé ci-après.
  • La localisalisation, le début et la fin sont des informations qui proviennent de la demande.
  • La colonne Modèle montre quel modèle sera utilisé pour instruire la demande. Pour bénéficier du maximum des possibilités d'automatisation (reprise automatique des champs de la demande), les modèles à utiliser sont :
    • AC2 - Arrêté temporaire travaux pour les Demandes d'Arrêtés de circulation (DA)
    • AV3 - Permission de voirie avec travaux pour les Demandes de Permission de Voirie (DPV)
    • PS1 - Permis de stationnement pour travaux pour les Demandes de Permis de Stationnement (DPS)

 

Le bouton Réceptionnner vous permet de rafraîchir ce tableau, en interrogeant les services Sogelink à la recherche de nouvelles demandes à traiter.

Le bouton Ventiler permet d'attribuer plusieurs demandes à un utilisateur, pour instruction de l'arrêté.

 

Ventilation de la demande

La condition pour qu'une demande puisse être ventilée est que le demandeur soit enregistré dans le référentiel de tiers Littéralis.

 

Le demandeur a déjà fait une demande vers Littéralis (crayon dans la colonne "Action")

  • Cliquez sur le crayon d'édition :

 

  • Une nouvelle fenêtre apparaît, permettant de choisir l'utilisateur chargé de l'instruction :

 

  • Cliquez sur Valider : la demande apparaît désormais dans le tableau de suivi des actes de l'utilisateur ciblé. Elle disparaît du tableau de traitement des demandes entrantes.

 

Le demandeur n'a jamais fait de demande vers Littéralis (pas de crayon dans la colonne "Action")

Deux cas de figure :

  • Vous avez déjà enregistré le tiers dans le cadre d'une saisie manuelle (instruction ou fiche chantier / évènement)
  • Le tiers est inconnu de votre référentiel

 

Tiers déjà présent dans votre référentiel

  • Cliquez sur le nom du tiers ou du contact de la demande à instruire
  • Si le tiers existe déjà dans votre référentiel, cliquez sur "Je souhaite rattacher le demandeur à un tiers existant" et le rechercher par son nom (une liste apparaît après saisie de plusieurs caractères) :

 

  • Une fois le rapprochement effectué, cliquez sur Valider puis poursuivre avec la ventilation de la demande.

 

Tiers inconnu / absent de votre référentiel

  • Cliquez sur "Je souhaite créer un nouveau demandeur" ; les informations relatives au client Sogelink seront alors reprises en instruction et dans le référentiel de l'application.

 

Attention : il est important de toujours vérifier au préalable que le tiers n'est pas déjà présent dans le référentiel avant d'en créer un nouveau, au risque de créer des doublons.

 

Instruction de l'acte

  • Rendez-vous sur le tableau de bord puis rechercher par l'état "Instruction > A instruire". Les documents sont en état "saisie ventilée".

Astuce : vous pouvez créer un favori de recherche en enregistrant le filtre "Etat : Instruction > A instruire". Le principe sera de faire appel à ce favori pour rechercher toutes les demandes ventilées en attente d'être instruites :

 

  • Cliquez sur le crayon pour ouvrir l'instruction :

 

Les étapes sont identiques à celles d'un instruction classique, seules les informations concernant le bénéficiaire ne sont pas modifiables.

L'application reprend automatiquement les éléments suivants :

  • Emprise tracée par le demandeur
  • Dates de début et de fin
  • Mesures de circulation (limitation de vitesse, alternat, etc.) ou Natures d'occupation du domaine public (benne, échafaudage, terrasse, etc.)
  • Compléments d'informations (numéro de permis de construire, proposition d'itinéraire de déviation, numéro de permission de voirie initiale, etc.).

 

Ces informations sont celles du CERFA officiel.

 

Diffusion de l'arrêté

La diffusion de l'acte signé se fait directement vers la plateforme Sogelink. Un mode d'envoi spécifique non modifiable apparaît alors (SGLK) ; au clic sur l'enveloppe d'envoi, l'acte est automatiquement transmis, comme il le serait par email.

 

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